Processos manuais lentos, cansativos e repetitivos são alguns dos principais problemas de muitas equipes fiscais corporativas. Muitos dos sistemas utilizados para processos como lançamento de notas ficaram presos no passado, exigindo entrada manual de dados para funcionar.
Foi isso que a equipe fiscal do Grupo Umuarama percebeu quando a demanda para criar notas de débito começou a tomar um tempo valioso da equipe e travar o avanço de outros processos importantes dentro da empresa. Mesmo usando sistemas de ERP modernos, o trabalho de consolidação dos resultados e criação das notas era manual e muito demorado, o que levou a empresa a procurar uma solução inteligente e eficiente para resolver esse gargalo. Conheça abaixo a solução que eles encontraram.
“Eu deslocava 4 pessoas para digitar notas de débito e perdia tempo na equipe”
O Grupo Umuarama é uma empresa que trabalha nos ramos de agropecuária, empreendimentos imobiliários e concessionárias de veículos em seis estados brasileiros. A variedade de atividades e a abrangência do grupo geram uma alta demanda no departamento fiscal da empresa. Isso significa alto investimento em uma equipe capaz de atender a demanda com todas as complexidades envolvidas nas mais diferentes frentes de negócio do grupo.
Como conta Eliane Garrido, do Grupo Umuarama, as notas de débito entre as empresas são documentos muito extensos e complexos, pois exigem o preenchimento de vários cenários específicos. Ou seja, é um trabalho lento, que não tolera erros e nem atrasos. Como antes esta tarefa era totalmente manual, na equipe de Eliane eram necessárias 4 pessoas para atender a demanda de escriturar e digitar todos os documentos, dentro de um prazo que em várias ocasiões não era seguido.
“Trabalhamos com três sistemas diferentes. Como o lançamento é muito extenso, com muitos valores e contas contábeis, os sistemas travavam, sempre dava alguma coisa”, conta Eliane. Para resolver esse problema, a empresa decidiu tentar implementar a solução de Digital Backoffice oferecida pela Ilha Tecnologia. No início, Eliane confessou que não acreditava que ia funcionar, mas que o experimento foi feito da mesma forma. “Achei que o sistema que usávamos não permitia o uso de nenhum tipo de nova tecnologia”, comenta.
Processos que demoravam duas semanas hoje são feitos em apenas um dia
Durante a implementação do Digital Backoffice, a equipe da Ilha entregou todo o passo a passo para criar, junto com a equipe de Eliane, a documentação de todos os processos automatizados de acordo com o padrão do Grupo Umuarama. Até o momento, foram automatizados dois dos três sistemas usados para o lançamento de notas, atendendo assim a maior parte da demanda com muito mais rapidez e sem erros. “O robô faz o trabalho mais rápido, e a gente economizou muito tempo”, afirma Eliane.
Hoje, todos os lançamentos de notas de débito da concessionária de veículos e da agropecuária do Grupo Umuarama são feitos automaticamente, sem a necessidade de intervenção manual da equipe fiscal da empresa. Como resultado, o que antes levava duas semanas para ser feito, atualmente leva apenas algumas horas. “Agora eu posso passar outras tarefas para o pessoal fazer no lugar de ficar digitando essas notas que são muito extensas”, conta.
O Digital BackOffice permite automatizar todos os tipos de processos operacionais repetitivos dentro de qualquer empresa. Como no caso da Umuarama, com a automação é possível economizar tempo, reduzir custos e aumentar muito a produtividade do seu negócio. Mesmo que você não acredite que possa funcionar, o impacto é surpreendente e os resultados são comprovados.
Você não quer ficar pra trás, né? Então experimente a solução de Digital BackOffice da Ilha também! Preencha o formulário abaixo e vamos resolver juntos o principal problema operacional da sua empresa. Vem pra Ilha.
